Tärkeä vai kiireinen?

Tykkään analysoida ja luokitella asioita. Laitan asioita usein kahteen luokkaan. Vaikkapa hyviin ja huonoihin, kiinnostaviin ja tylsiin, tai kehittäviin ja tarpeettomiin

Silti parhaita luokittelumalleja ovat mielestäni erilaiset nelikentät. Taisin jossain aiemmassa blogikirjoitushuumassa esitellä silloiselta kollegaltani oppimani nelikentän, jossa ihmiset luokiteltiin pätevä/mukava asteikolla nelikenttään. Teksti löytyy vielä jostain blogini uumenista, jos aihe kiinnostaa.

Jonkin aikaa sitten opin eräältä nykyiseltä kollegaltani itselleni uuden - tosi kiinnostavan - nelikentän. Siinä luokitellaan asioita - lähinnä kai työtehtäviä kahdella toisestaan riippumattomalla asteikolla. Asteikot ovat kiireinen ja tärkeä. Tässä nelikentässä minua on viehättänyt erityisesti sen samankaltaisuus tuon pätevä/mukava-nelikentän kanssa.

Viime aikoina töissä on ollut paljon tekemistä. Mielenkiintoista ja hektistä puuhaa on niin, että päivät kiitävät ohi ihan silmänräpäyksissä. Hetket ova lyhyitä. Nautin tästä, vaikka välillä vähän väsykin painaa. Tuota uutta nelikenttää olen tässä samalla opetellut käyttämään ja siitä on paljon hyötyä.

Luokittelun ääripäät ovat tässäkin tosi helppoja. Tärkeät ja kiireiset asiat pitää hoitaa heti. Ei-tärkeät ja ei-kiireiset voi jättää kokonaan hoitamatta. Jotenkin tämä priorisointi sujuu aika luonnostaan ja luullakseni lähes kaikilta.

Vaikeita ovat ne kaksi muuta. Jos ei yhtään pohdi, käyttää aikansa vain kiireisiin asioihin. Ne eivät useinkaan ole kovin tärkeitä. Esimerkiksi sähköpostit ja niiden lukeminen ovat aika harvoin erityisen tärkeitä nykyliiketoiminnassa. Oikeasti tärkeät asiat tulevat muista kanavista. Silti uudesta sähköpostiviestistä kertova kuvake saa nopeasti aikaa kiireen tuntua. Viesti on ikäänkuin pakko avata, vaikka lähes varmuudella voi sanoa, että se ei ole tärkeä.

Tärkeät, mutta ei-kiireelliset asiat sitten taas tahtovat hautautua kiireellisten asioiden jalkoihin. Jos priorisointia ei tee, nämä jäävät kokonaan tekemättä. Kuitenkin nämä ovat tyypillisesti niitä asioita, joista tulevaisuuden menestys riippuu.

Kahden viikon kokemuksella voin suositella menetelmää kaikille ajan riittämisen kanssa painiville. Nelikentät on ihania.